Como SOA pode influenciar em iniciativas de BPM

Com as iniciativas de Gerenciamento por Processos de Negócio (BPM) ganhando mais espaço dentro de organizações públicas e privadas, é natural que estas organização sintam a necessidade de automatizar determinados processos de negócio com soluções BPMS quando atingem certo grau de maturidade nesta disciplina.

Para garantir o sucesso desta iniciativa, tanto a equipe de negócio quanto a equipe de TI precisam estar alinhadas quanto as expectativas sobre as ferramentas BPMS, iniciativas de SOA e como serão aproveitados os sistemas de informações legado. É preciso identificar cada uma das peças desse quebra-cabeça e saber como elas se encaixam.

O objetivo deste artigo é apresentar como a Arquitetura Orientada a Serviços, ou simplesmente SOA, pode influenciar significativamente nos resultados obtidos nas iniciativas de BPM, mais claramente percebidos na implantação de um BPMS.

A Organização e os processos Ponta a Ponta:

O modelo mais comum de uma Estrutura Organizacional é definido pelo CBOK como sendo “orientada por funções e representa tipicamente um agrupamento (departamento, divisão, área) de executores especializados para realizar tarefas relacionadas a um determinado recurso, conhecimento ou habilidade.”.

Com as iniciativas de BPM, são identificados diversos processos que permeiam pelas Áreas Funcionais desta Estrutura Organizacional de forma horizontal, chamados de processos “ponta a ponta” (Figura 01), requisitando que atividades especializadas daquela área sejam executadas. Um único processo pode chegar a ter a participação de todas essas Áreas Funcionais da empresa antes de concluir seu fluxo, assim como uma mesma atividade especializada pode ser requisitada por diversos processos diferentes.

Como SOA pode influenciar em iniciativas de BPM (1)

Figura 1 – Relação entre Estrutura Organizacional com Processos

A Organização e os Sistemas de Informação

Os Sistemas de Informações existem em todo tipo de organização.
Não importa a linguagem, forma de armazenamento dos dados, o desenvolvedor responsável, se é uma planilha do Excel ou um sistema ERP, cada sistema de uma organização possui uma história e um patrocinador.

De um modo geral, a iniciativa de construção de um Sistema de Informação nasce para atender especificamente a uma determinada Área Funcional. Aos pouco, o escopo deste sistema vai aumentando para adicionar a participação de uma segunda área funcional que colabora pontualmente para a necessidade negocial daquele sistema, e com o tempo novas necessidades vão surgindo.

Quando colocados do ponto de vista da Estrutura Organizacional, os sistemas podem ser representados em uma forma transversal dentro da organização, pois não se limitam a uma única área, mas também não podem ser definidos como “ponta a ponta”

Como SOA pode influenciar em iniciativas de BPM (2)

Figura 2 – Relação entre Estrutura Organizacional e Sistemas

A Organização executando seu processo.

Se pegarmos como exemplo rápido o processo “Solicitação de Empréstimo Bancário” que tenha as seguintes atividades:
• Solicitação do cliente junto à agência;
• Validação da documentação mínima;
• Análise de risco;
• E finalmente a liberação ou não do empréstimo;

Durante a execução do processo, o gerente da agência irá acessar um ou mais Sistemas de Informação para efetuar cada uma destas etapas.
• Sistema 1: realiza o cadastro e a validação da documentação mínima do cliente;
• Sistema 2: realiza a análise de risco deste cliente;
• Sistema 3: realiza a solicitação de empréstimo e possui a resposta se o empréstimo foi concedido ou não;
• Sistema 4: libera a quantia do empréstimo na conta corrente;

Os gerente da agência deve efetuar o login e utilizar 4 sistemas diferentes e realizar atividades em cada um desses sistemas para conseguir concluir um processo de concessão de empréstimo.

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Figura 3 – Relação entre Processos e Sistemas

A Organização e o Quebra-Cabeça

Analisando cada uma dessas peças (A organização, os processos e os sistemas) percebemos que, individualmente, cada uma tem a seu escopo muito bem definido. Porém, quando estamos falando de uma iniciativa BPM envolvendo automação de processos com BPMS, é necessário que estas fronteiras sejam quebradas de forma que uma única ferramenta deverá
• Intermediar o fluxo de informações entre as Áreas Funcionais envolvidas;
• Gerenciar participantes das atividades;
• Disponibilizar recursos de sistemas de informação ou fonte de dados;
• Controlar informações e indicadores negociais;
• Ser flexível para permitir mudanças de forma rápida;

Com isso percebemos o quanto uma iniciativa de Automação de Processos pode ser complexa. É neste momento que os stakeholders da iniciativa precisam ficar atentos, pois o que era claro e bem definido acaba ficando confuso mesmo que pareça estar tudo “sob controle”, conforme demonstrado na Figura 4.

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Figura 4 – Relação Estrutura Organizacional, Processos e Sistemas

SOA alinhado com os Sistemas de Informações.

Quanto mais complexo for o processo, maior será o número de sistemas envolvidos, e o desenho de um processo TO-BE não pode ser feito para representar as atividades baseadas em o que o sistema faz, mas sim definindo que tipo de valor que será gerado naquela atividade independente de sistema.

De acordo com o CBOK, “Ao visualizar a operação futura, a equipe deve compreender que o modelo “TO-BE” estabelece um tipo de modularização da operação. Cada atividade funciona independentemente com ligações a outras atividades por meio de entradas e saídas.”.

Diante desta visão, entende-se que é preciso fazer com que os sistemas invertam a sua perspectiva. O processo é o direcionador das melhorias da organização. Ele que vai dizer quais informações são pertinentes para aquela atividade, e não o sistema existente. Porém nem sempre é possível ou conveniente fazer uma mudança no sistema, e muito menos iniciar um novo projeto de Sistema com a fábrica de software, em função te prazos, custos e etc.

Neste momento que entra a arquitetura SOA.

SOA (Arquitetura Orientada a Serviços), é uma arquitetura de software onde se procura disponibilizar as funcionalidades das aplicações existentes em blocos especialistas e reutilizáveis chamados “Serviços”. Estes blocos são criados de forma a espelhar o resultado esperado pelo processo na execução daquela atividade.
Com SOA é possível criar uma camada intermediária entre o consumidor da informação e os sistemas, modularizando os serviços de forma a serem alinhados com os processos AS-IS ou criar novos serviços totalmente alinhados com a proposta de transformação do desenho TO-BE, independente de onde se origina essa informação.

Como SOA pode influenciar em iniciativas de BPM (5)

Figura 5 – Relação entre Processos, SOA e Sistemas Transacionais

No exemplo do processo “Solicitação de Empréstimo Bancário”, ao invés de o gerente da agência utilizar quatro sistemas diferentes, agora ele apenas interage com um único sistema, que é o BPMS. Na tela do BPMS, o gerente insere somente o CPF do correntista interessado no empréstimo e o valor solicitado, e a resposta é o cadastro completo do cliente no banco, com todas as informações cadastrais pendentes de atualização, o resultado da análise de crédito com os indicadores de risco atualizados e os dados bancários a qual será feita a transferência do valor solicitado mediante o clique do botão “Ok”. Quatro atividades que eram obrigatórias em função da forma que os Sistemas de Informação foram criados foram reduzidas para uma única atividade eficiente e focada no negócio.

A flexibilidade oferecida por SOA afeta diretamente na forma que o desenho de um processo de negócio pode ser pensado, pois consegue separar a responsabilidade de cada uma das camadas envolvidas nesse processo de forma independente.

• O modelo de negócio determina o fluxo de atividades e decisões do processo de negócio;

• O BPMS coleta os indicadores e unifica o ponto de comunicação com os participantes do processo;

• A camada SOA fica a critério de executar a lógica de coleta e consolidação das informações pertinentes aquele serviço específico de forma encapsulada e desacoplada.

• Os sistemas de informação continuam do mesmo jeito, atendendo aquelas atividades negociais que ainda serão analisadas e redesenhadas pela equipe de negócio.

Conhecer as capacidades de uma Arquitetura Orientada a Serviços abre diversas possibilidades tanto para melhorias em processos de negócio como para a área de gestão de TI.

A empresa Memora Processos Inovadores, com sede em Brasília, vem colecionando casos de sucesso tanto na implantação de escritório de processos e melhorias de processos como também com a implantação e gestão de produtos como Oracle BPM Suite, Oracle SOA Suite, obtendo resultados incríveis e com reconhecimento nacional e internacional.

Repense a iniciativa de SOA na sua organização. Ela pode ser a resposta que você esta procurando.

Autores: Kiomar Oguino Junior e Pedro Aresta – Consultores da Empresa Memora Processos Inovadores

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