O Analista de Processos deve saber ouvir!

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Inúmeras vezes, em meus trabalhos como analista de processo, me deparei com equipes que não me queriam lá. Os motivos eram variados, contudo, um era mais recorrente: falta de tempo para reuniões. Ao analisar esta “falta de tempo” identifiquei que, na maioria das vezes, ela ocorria justamente por falhas no processo que geravam retrabalho e sobrecarga dos colaboradores. Quando a falta de tempo não era uma realidade e sim uma forma de boicotar os trabalhos, os motivos identificados estavam relacionados as iniciativas de melhoria de processo infrutíferas. Escutei várias vezes frases como “isto não vai dar certo nunca”, “aqui nunca muda nada” e a mais célebre de todas “Não podemos parar agora por que estamos muito ocupados”.

O analista, que está ali imbuído no papel de “agente de mudança”, nesta hora, deve saber ouvir e entender os motivos que levam as pessoas envolvidas no processo a pensar e agir desta forma. São as pessoas que serão responsáveis por implementar qualquer melhoria no processo. Sem elas, estas melhorias podem ser engavetadas ou simplesmente nunca acontecerem. Como então conseguir reverter este cenário? Entenda a causa raiz dos problemas e tente resolvê-las ou diminuí-las. O primeiro passo é mostrar que você está lá para ajudar a diminuir os problemas que elas enfrentam no dia a dia. Todos na reunião devem estar confortáveis e envolvidos em um clima de empatia. Deixe claro quais resultados quer alcançar e por quais meios vai consegui-los. Não vá em uma reunião sem uma pauta que deixe claro a metodologia e escopo da reunião. Tenha momentos de descontração para não tornar a reunião maçante. Nunca deixe de mostrar, aos poucos cada melhoria conseguida. Deixe claro os re sultados alcançados. Analise o processo constantemente e sempre enfatize as melhorias conseguidas e trate os problemas e dificuldades encontrados. O principal de tudo, ouça atentamente a tudo falado na reunião tentando formar uma imagem geral do cenário em que o ator do processo está inserido e jamais se contamine com pessimismos ou descrença na melhoria.ouvir.fw2.fw

Problemas com clima organizacional, problemas interpessoais e desmotivação dos colaboradores dos processos devem ser identificados e tratados. O analista de processo, por vezes, pode não ser o responsável por tomar medidas diretas para tratar tais problemas, contudo, ele deve reportar a quem é de direito para que o mesmo tome as devidas providências.  Fertilize o solo onde irá plantar a semente das melhorias, e estas, com certeza, darão frutos!

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