Primeiros Passos em BPM

Primeiros Passos em BPM

Queridos colegas, atendendo a vários pedidos, nos próximos dias farei um post por dia. Cada um deles descreverá 1 passo na jornada organizacional para a Gestão Por Processos – BPM. Compartilhe e comente à vontade. Será um prazer trocar experiências e informações. Vamos começar.

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Antes de qualquer investimento ou planejamento para executar os passos que serão apresentados a seguir, é extremamente importante que a organização saiba qual a sua situação atual em relação ao Gerenciamento de Processos de Negócio. Se a organização não possuir habilidades técnicas na disciplina de BPM, ficará muito mais difícil fazer esta autoavaliação. Nesse caso, é uma boa prática recorrer à ajuda externa para a condução de um rápido e importante Assessment – ou Avaliação de Maturidade em BPM.

Os primeiros passos para qualquer organização iniciante em BPM, ou que esteja reavaliando sua forma de cuidar dos processos, podem ser definidos como:

  1. Descobrir os Processos Atuais
  2. Descrever os Processos Atuais
  3. Definir o Sentido dos Processos
  4. Preencher a Cadeia de Valor
  5. Certificar a Estratégia
  6. Definir o que é Importante
  7. Diagnosticar o que é Importante
  8. Divulgar o Diagnóstico
  9. Propor o Tratamento
  10. Fazer Acontecer

Quando você estiver lendo e entendendo o que cada passo significa, não pense que cada passo proposto levará muito tempo para ser realizado. Mesmo considerando a relatividade do tempo entre realidades distintas, podemos considerar uma média histórica aproximada para a realização de cada um desses em até duas semanas. O objetivo de seguir esses passos é alcançar, o quanto antes, o conhecimento mínimo essencial para dar início ou andamento ao ciclo de vida de BPM.  Consideramos nesse exemplo que a organização se encontra no nível inicial de maturidade de BPM.

Esse conteúdo pode ser compartilhado e utilizado livremente, desde que referenciada sua fonte. Primeiros Passos em BPM é um excerto do capítulo 3 do livro  “BPM para todos” de Gart Capote.

Passo 1- Descobrir os Processos Atuais

Aqui estamos nós, e este é o nosso cenário atual. Estamos frente a frente com a Quimera guardiã da ponte que dá acesso ao caminho que nos permitirá sair definitivamente deste misterioso e gigantesco pântano. Este pântano mantém atolados todos os nossos recursos devido a sua areia movediça, formada por infinitos retrabalhos, e com sua espessa e constante névoa, o pântano encobre todos os processos, seus problemas e seus resultados.

Ok. Este não é um post sobre seres mágicos e mundos distantes, mas achei que, se conseguisse fazer o leitor visualizar o cenário do pântano misterioso, estaria um pouco mais perto de conseguir descrever a realidade de muitas organizações. Ao nos depararmos com a Quimera que guarda a ponte, estamos vislumbrando o tamanho do desafio que temos pela frente.

Mas, nem tudo está perdido, você agora descobrirá alguns segredos que serão de grande utilidade na jornada que se apresenta logo adiante. Sendo assim, vamos em frente. Vamos enfrentar este mítico ser que nos mantém reféns do desconhecido e cada vez mais afundados na areia movediça de infinitos retrabalhos.

Quero começar fazendo uma pergunta bem simples:

– Quantos processos sua organização possui?

Dezenas? Centenas? Milhares?

Não sabe ao certo?

Bem, se sua organização possui milhares ou centenas, a melhor frase que me vem à mente para descrever o que sinto ao ouvir isso é:

– “Houston, nós temos um problema”!

Se possuir dezenas, e forem poucas estas dezenas, talvez estejamos mais próximos de algum progresso. Deixe-me explicar.

É muito comum ouvir Clientes e Alunos dizerem que estão envolvidos em trabalhos de levantamento e documentação de processos, e que devido à quantidade elevada de processos, normalmente eles não possuem tempo de descrever com a qualidade desejada, e muito menos, envolver a organização na aprovação de suas atividades no processo.

Toda vez que ouço esse tipo de coisa, faço a mesma pergunta.

– Quantos processos sua organização possui?

Os números variam bastante entre organizações, mas um ponto é uma constante. Poucos sabem – realmente – que não existe organização capaz de ter e gerenciar uma enormidade de processos. Toda vez que ouço alguém dizer que tem 80, 100, 200 ou 500 processos na organização, imediatamente acontece um diagnóstico bastante comum, quase que de uma endemia.

Se você me diz que está trabalhando, gerenciando, levantando ou qualquer outra coisa, com 80, 100, 200 ou 500 processos, você está me dizendo que sua organização não tem claramente a união de processos em nome de seus objetivos. Explicando: Quando temos esses grandes montantes de processos para gerenciar, não temos uma clara união entre eles e a cadeia de valor, e muito menos, uma união destes processos na realização dos objetivos do negócio.

Você se lembra da importância de saber qual o objetivo do negócio? Fico feliz.

Gart Capote, CBPP

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